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怎样工作才能事半功倍?

打开电脑我们会有看不完的信息,处理不完的信件,如果不能够合理对待它们,可能对自己的工作造成影响。时间对于现代人来说,无疑是很宝贵的,如果不能合理支配就是浪费导致工作效率低下。

在全球化浪潮来临、竞争压力加剧和技术革新快得让人喘不过气来的今天,员工们很难在应付不断增加的工作量的同时还能保持工作与生活的良性平衡。幸运的是,专家们说,小幅调整员工对工作的看法可以对他们的工作效率产生重大影响。

■学会优选次序

学着确定各项工作的优先次序,并让自己一天中总在若干不间断的整块时间中工作。

斯坦福大学2009年的一项研究发现,同时执行多项任务的效率,要低于只执行单一任务的效率,而且许多宣称自己能同时做多件事情的人,都很难过滤掉不相关的信息,从而使他们的表现打了更多折扣。

安排特定时间查看电子邮件和短信,而不是在收到电子邮件后马上就读。你可以在电子邮箱中进行设置,把老板等发件人的信息标为重要邮件。

■从容回复信息能够重塑同事的期望值

加州科特马德拉的咨询师、《一个人的工厂》一书的作者马尔科维奇说,许多人已习惯于期待在发出电子邮件和短信后立即得到回复,这是不切实际的,也是事倍功半的。

他说,如果你不回复,你就会在三分钟后收到这位同事的更多电子邮件或者电话,问你是否收到了之前的邮件,然后你就不得不处理来自这同一个人的两三封抓狂的电子邮件或语音信息。如果与数十个对你的时间有不合理要求的人打交道,就会让你无暇顾及做其他事情。

每个工作场所都会有最受青睐的沟通方式,但这通常都不是效率最高的方式。要乐于放下那些阻碍同事之间相互理解的工具。如果你不能通过一封电子邮件把自己要说的意思表达清楚,那就考虑改用打电话、发短信或面对面交谈的方式。

■了解别人的工作动机

波士顿咨询公司高级合伙人伊夫•莫里厄说,试着去了解同事们在做什么以及他们的做事动机,因为这可能是许多办公室冲突的根源,这类冲突让人们的生活变得更加复杂。莫里厄也是《六条简单法则:如何管理好复杂性,不让事情变得更复杂》一书的作者。

试着了解老板做决定的动机,这一点尤其重要。

大多数下属会人云亦云,对上司的看法追随同事们的主流观点,但那些看法往往是不正确的。更好地了解老板的想法有助于你向上司“推销”有利于部门和整个公司的程序调整建议。

配合你的老板,优先处理重要的工作,取消徒劳工作任务。员工们可能认为改变工作职能是冒险的,但表现出积极主动可以给你的老板留下深刻的印象。

在你开始做新项目前要搞清楚指示,同时要得到你的上司和同事们的关注。

总部设在康涅狄格州斯坦福的Schaffer Consulting的高级合伙人罗恩•阿什肯纳斯说,许多员工在还没有完全弄清楚老板预期值的情况下就着手做项目,因为他们不想表现出对老板的指示有所挑剔。他说,等项目做完了,老板会说:“我的意思不是让你这样做。”结果双方都感到沮丧。

如果你一个人无法处理某些任务,不必硬着头皮自己去解决难题或是焦虑不安,你可以召集同事们一起探讨。

阿什肯纳斯说,让同事们成为一支支持力量,打破营造复杂性文化的徒劳模式。你可以与同事们合作,共同简化工作流程。