人事科档案室和档案室区别？

一、人事科档案室和档案室区别？

人事科的档案室仅限于人事的档案管理，档案室除人事之外还包括其他的行政各项档案材料的保管。

二、档案室管理规定？

档案室制度有：

1、室（库）内必须配备灭火器、消防栓，始终保持完好率达到100%。严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品及杂物，严禁明火，严禁非管理人员入内。确因工作需要进入时，要经领导批准，并由本室（库）管理人员陪同。门要加固防盗门。进出室（库）随时关灯、锁门，

2、进档案室（库）内查阅资料，查阅者不得大声喧哗。要爱护档案，不得撕页、涂改，沾口水翻页，一旦发现由查阅者负全部责任。

3、未经批准，任何人不准将档案带出档案室（库），更不准私自摘抄、外传，严格遵守保密制度。

4、档案工作人员对所保管的档案，要定期检查，做出记录，不得擅自转移、分散和销毁档案，发现破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。

5、查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

6、 员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

7、非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

8、员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

9、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案者，按档案法规严肃处理。

10、重点建设项目和重点工程，在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。

12、因单位、家庭、个人工作、生活需要的，都可借阅已开放档案，但原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

13、查找利用档案者，一律凭单位介绍信、个人身份证或其他有效证件，办理登记手续后，方可查阅。

14、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。

15、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。

16、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

三、人事档案室由人事科负责监控么？

人事档案不是人事科负责监控，人事档案是受法律保护的，是由单位的专门设置的管理档案资料的机构管理，就是档案馆，每个单位都有档案馆，员工的档案都存放在档案馆里，需要查阅个人档案可以开具证明前往单位档案馆找专职管理员查阅。

四、人事档案室建设标准规定？

1.

档案用房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则,新建办公楼时,档案用房要纳入计划,提出档案用房的建筑要求。

2.

档案用房要按照功能区分原则,力求达到功能合理,流程便捷。档案用房要实行“三分开”(档案业务工作室、档案库房和阅档室分开)。为了便于安全管理,档案业务工作室、档案库房和阅档室应设在同一楼层。在档案库房面积应能容纳本机关形成的全部档案,并能容纳由本机关自行保管(不向档案馆移交)的全部档案。

3.

档案库房以东或南朝向为宜,墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上不用一楼、地下室和最高层。档案库房应集中布置,远离易燃、易爆场所,不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。

五、人事档案室办公用房要求？

人事档案室公用房要求比一般的办公室高大，大概高有5米，室内大小有300平米左右。地方宽敞要通风好，防火设施到位，纸质东西最怕潮湿，主要放资料架子，员工档案在资料架子上标上标签，防止受潮发霉都摆放到资料架子上，管理人员随时清理查看。

六、人事档案室标准建设标准和条件？

从本单位实际出发，最大限度地维护档案的完整与安全，方便档案的利用：

维护档案的完整，一是指保持档案内容和形式的有机联系和完整;二是指保证档案材料不缺少、不遗漏、不分割。

维护档案的安全，一是指不发生丢失、火灾、水浸、霉变、虫害、鼠害等损毁档案的事故;二是指防止档案内容泄密。

方便档案的利用，一是指运用计算机等现代化管理手段，提高档案检索和利用的效率。二是指提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的条件和设备等。

01

档案室建设指导原则：安全、实用、方便。

02

档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。

（一）平房作档案室的，位置应在办公室附近，要高于周围地势。

（二）楼房作档案室的，一般不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。

03

档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。

04

档案室库房承重：楼房作档案室的，楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/m2；采用密集架式，不应小于12KN/m2。

05

档案室库房橱俱布置：建议使用铁质档案橱（架）。

档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。

主通道净宽不小于1m。

两行装具间净宽不小于0.8m，装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6m。

装具背面与墙的间隔不小于0.1m，装具顶端与天棚间隔不小于0.5m。

06

档案室的防护设施：档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。

（一）防火

档案室严禁烟火，严禁使用明火照明，要在明显处标识“严禁烟火”警示牌。

1、档案室用电动力负荷采用380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电。

2、线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材；开关、插座必须符合安全要求。

3、独立的档案室建筑要有避雷设施。

4、照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。

5、灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。

6、档案室要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。

（二）防潮（水）、防高温

档案室温度一般控制在14--24℃，相对湿度为50—65%。

1、档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。

2、档案库房在平房或一楼的，应配备除湿机。

3、档案库房不宜安装水（气）暖；上下水管道禁止通过档案库房。

4、档案库房应安装空调。

（三）防盗

档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。建议安装防盗报警装置。

（四）防虫、防鼠

1、档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。

2、档案室禁止存放食物，要安置一定数量的防鼠盒，及时投放灭鼠药物。

（五）防有害气体

档案室要远离污染区，周围有空气污染的，档案库房门窗要进行密封处理。

（六）防光

1、档案橱俱摆放应与窗户垂直。

2、档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。

（七）防紫外线

档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。

（八）防磁辐射

对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行安全质量检查。

07

档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。

08

使用计算机管理档案的单位，计算机应放在档案工作人员办公室。

附：机关综合档案室设施设备一览表

七、人事档案室建设不能有窗户吗？

尽量不要设置窗户，如果考虑通风需求必须设置时，一定要符合防盗要求。

1.档案用房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则，新建办公楼时，档案用房要纳入计划，提出档案用房的建筑要求。

2.档案用房要按照功能区分原则，力求达到功能合理，流程便捷。档案用房要实行“三分开”( 档案业务工作室、档案库房和阅档室分开)。为了便于安全管理，档案业务工作室、档案库房和阅档室应设在同一楼层。在档案库房面积应能容纳本机关形成的全部档案，并能容纳由本机关自行保管(不向档案馆移交)的全部档案。

3.档案库房以东或南朝向为宜，墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上不用一楼、地下室和最高层。档案库房应集中布置，远离易燃、易爆场所，不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。

4.档案库房要符合档案防护的基本要求，即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)。

5.档案库房净高不应低于2.40m。当有梁和通风管道时，其局部净高不应低于2.20m。为防止溢水流入库房，室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时，应采用坡道连通。

6.档案库房门窗既要便于通风，又要便于密闭，门应具备防火防盗功能，密封性能好，且宜采用金属防盗门，库房门与地面的缝隙不应大于5mm;窗应为双层窗，开启窗应有密闭措施，设纱窗;当采用高窗时，墙的下部应增设通风口，通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。

7.档案库房地面应光洁、平整、耐磨，不易生尘，应有防潮措施。档案库房地面平均承重应为200公斤/平方米以上，采用密集架时承重应不低于在500公斤/平方米为宜。

8.档案库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久，具有隔热、防潮、防尘、防火功能。

9.档案库内严禁设置明火设施，库房的电源开关应设于库房外，并应设有防止漏电的安全保护设置，控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路，并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点，给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。

八、申请档案室建设管理报告？

　　关于申请省二级人事档案目标管理等级的报告 　　根据《青海省干部人事档案工作目标管理达标定、升级暂行办法》（青组办（1996）74号）的精神，近几年来，我厅严格规范人事档案管理工作程序，加强制度建设，特别是2000年5月我厅搬迁至新办公大楼以后，在解决单独档案室的前提下，加大了档案室的基础设施建设，购置和更新了档案设备，集中时间、人员对所管的人事档案按新规定的管理要求进行了全面整理，使人事档案管理更加规范，基本达到了省二级干部人事档案工作单位的标准，现将情况简要报告如下： 　　一、基本情况。

民政厅作为全省的老厅局之一，自民政厅机构设立以来，人事档案工作就随之存在，虽没有专设机构，但根据工作需要，这项工作厅内部一直挂靠在分管干部人事工作的处室，现归口民政厅人事教育处管理，配备专职档案管理人员一名。目前保管人事档案303卷，其中厅机关在职职工档案118卷，下属单位在职职工档案115卷，厅机关退休职工档案26卷，下属单位退休职工档案44卷。有档案室2间（32平方米），专用微机一台，5节铁皮档案柜8套，电动装订机一台，裁纸刀一台，手提式灭火器2个，另外还配有温湿度表和防虫剂等必备用品。　　二、组织领导、管理体制及制度建设情况。为加强对人事档案工作的管理，内部专门配备了专职人员，人事处在工作分工时，指定副处长分管这项工作，加强对工作的指导、检查和监督，确保工作有人负责有人抓。在管理体制上实行层级制，明确职责，责任到人，凡档案的接收、转移、销毁、查阅实行领导签字，具体档案的收集、整理、装订、管理及档案的安全由专职人员负责。为规范档案室工作程序，先后制定了《干部档案工作人员职责》、《干部档案保密制度》、《干部档案材料送交归档制度》等八项制度，以及查、借、登记档案材料等11种台帐，由于实行目标管理，档案室工作较为规范。　　三、档案材料的收集、整理、保管和利用情况。　　我们在档案整理过程中，对部分档案中缺少的任免表、考核表等进行了收集弥补，先后共收集整理60余份，使档案保持了完整性。对档案中张页缺角、破裂、长短不齐的进行了粘贴、补缺、剪裁，使档案卷本整齐一致。为了使档案装置整体规范，便于查阅，购置了新式档案盒103套（除厅级副本及划转部门的15卷未装入新盒外），使在职人员档案全部按要求装入新盒放置。　　在档案的保管上，做到有正规档案室，有专职人员管理，有完善的制度，对外单位和本厅各处室前来查阅档案的人或部门，按制度严格办理手续，确保了人事档案工作的严肃性。　　在档案的利用方面，主要按照保密、利于工作的原则，提供优质服务，在干部选拔、任用、培训、交流等方面发挥了重要作用。　　目前，达标定级的准备工作全部就绪。通过全面自查和评估，现申报“省二级干部人事档案工作单位”，请省委组织部前来指导并检查验收。

九、档案室管理制度？

档案室的管理制度有：

1、室（库）内必须配备灭火器、消防栓，始终保持完好率达到100%。严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品及杂物，严禁明火，严禁非管理人员入内。确因工作需要进入时，要经领导批准，并由本室（库）管理人员陪同。门要加固防盗门。进出室（库）随时关灯、锁门，

2、进档案室（库）内查阅资料，查阅者不得大声喧哗。要爱护档案，不得撕页、涂改，沾口水翻页，一旦发现由查阅者负全部责任。

3、未经批准，任何人不准将档案带出档案室（库），更不准私自摘抄、外传，严格遵守保密制度。

4、档案工作人员对所保管的档案，要定期检查，做出记录，不得擅自转移、分散和销毁档案，发现破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。

5、查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

6、 员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

7、非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

8、员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

9、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案者，按档案法规严肃处理。

10、重点建设项目和重点工程，在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。

12、因单位、家庭、个人工作、生活需要的，都可借阅已开放档案，但原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

13、查找利用档案者，一律凭单位介绍信、个人身份证或其他有效证件，办理登记手续后，方可查阅。

14、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。

15、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。

16、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

十、人事考勤管理？

1、 第一步 考勤表必不可少的一项就是姓名，所以先在工作表左侧一列中输入员工姓名。

2、 第二步 在姓名旁边一列输入时间，一般考勤表分为员工上午的考勤记录和下午的考勤记录。

3、 第三步 出勤情况包括每一天的出勤情况，一般是一个月的时间。

4、 第四步 在出勤表右上方有年月份，填写好后我们就知道是哪一年几月份的考勤表了。

5、 第五步 一个月的考勤打完了还可以进行汇总一下就是本月出勤，到时候方便统计哪些员工出勤不够。

6、 第六步 还要制作考勤计用符号，难免有些员工有事不能按时出勤。