跟单文员的职责是什么？

一、跟单文员的职责是什么？

一：跟单文员是从接到订单起的那一时刻起都要忙，对价钱，跟客户确认，制作厂内订单，通知各部门。

二：待货物快完成时还要联系报关，船务公司与拖车行，以及报关单证的填制，信用证跟单和跟进有关的业务。

三：另外，跟单文员也必须对电脑有一定的了解，熟悉互连网基本操作，比如手发E-mail等，报关也是相当重要的一部分，需要有这方面的相关经验，知识。

二、跟单文员是做什么的？

跟单文员的主要职责是维护客户与供应商之间的关系，协助客户与供应商进行谈判，定期监控客户的需求，按照客户要求准备相关文件，确保供应商按时准确完成交货，管理供应商，协调供应商和客户之间的关系，向客户及时汇报重要信息等。

三、跟单文员真实感受？

1 很累。

2 因为跟单文员的工作需要不断地与供应商、客户沟通确认订单细节，协调交货时间等等。

这个过程需要各方面细节把控，排除各种潜在问题，所以工作量可能会比较大，需要耐心和细心地处理。

3 当然如果你对此工作有兴趣和热情，也会觉得乐在其中，不会感觉太累。

而且这个岗位的工作经验对于学习和职业发展都有很大的帮助。

四、如何做好一个跟单文员。平时要做些什么事？

其实跟单很简单就是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作，把信息即使地在两者之间进行反馈。

第1步：当业务员和客户在网上进行沟通，确定初步意向后。客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单(打样单要复印一份，正本留自己保存)。给打样室，打样。

第2步：样品出来后通过快递寄给客户，注意即使向快递询问UPS号。

第3步：客户确认样品并将样品寄回，同时下单。

第4步：根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和部门经理签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺流程。

第5步：之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样品3样物品，下正式的订货单。订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期。写清楚。之后把订货单复印5份，分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印5份，传财务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部，副本自己留着。

第6步：将合同复印2份，正本自己归档。副本分别传老总办公室和财务负责人。

第7步：即使反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系单正本留己，副本传达。

第8步：快出货时，联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题，导致不能即使出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。

第9步：若即使完货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。并将出货通知单复印3份，传生产-品管-出货部。正本留己。

第10步：即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前T/T下，则先传副本给对方，要其付款。L/C项下，则交由财务部到银行进行相关事项。

第11步：到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税手续。

以上所有自己保存的单据按合同和客户编号先后顺序进行分档管理。

以服装跟单为例,跟单过程如下:

一般程序如下：接受客户指示单，分析产品来料，采购来料，制作样品（主要下工厂了解样品的落实情况，生产工艺适合客户的产品要求，紧抓生产进度满足交货日期），发样品给客户认可，大货投产。制作过程烦琐易出错，加工工厂会给你麻烦的，客户也会的，要做好心理准备。

一、 工艺单

1.先对工艺单进行文字处理，翻译成中文。

2.参照和对照往年的工艺单进行核对（主要指老客户），研究是否有新的变化或者是有不对的地方，着重看一下有无特殊要求，工艺单指示不明的地方要及时和客户沟通，如客户有不明白的地方可按照订单常规操作要求处理。

3.对着工艺单进行逐项检查：（1）首先是主料，如面料的品种、纱支、结构、克重、颜色（特别注意特殊色，如麻灰）；（2）辅料，包括拉链（是否特指，如YKK）、绳、扣、风眼、花边、松紧带、梭织布（应注意是否需要染色）、横机罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。

4.对照工艺单认真研究印、绣花及其它处理方式，如面料丝光、水洗、扎染等（有关HTP订单中对印、绣花方面没有详细的资料，甚至在最初打样时连印花颜色、印花尺寸也没有明确指示，客户只有一个要求：效果好就行。虽然客户把这个权利给了工厂，但也给工厂带来一定难度，要揣测客户的心态，自己要主动去创新设计一些东西。在这点上，应尽快适应客户的这种要求）。

二、 核价

认真研究完工艺单后，安排进行核价，即填写核价单，在填写核价单时一定要清晰、认真，经过谁手该把关的没把好关的要负首要责任；建议跟单员最好整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表，以便以后核价遇到相同的面料时，可按固定的工艺去填制核价单，印、绣花价格最好也有价格一览表。

1.核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与染整厂沟通，落实确定后，明确面料有关资料，以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重资料，注意面料的纱支与克重的对比，方便用料的核算。

2.工艺室人员进行有关工艺用量的计算，此时要对辅料情况（特别是百家好事客户对辅料一般都是指定厂家，要对辅料的价格进一步落实好，以免大货投产后出现价格上的差异）进行详细解说，问明客户哪些辅料属于客供及印花的种类及绣花线的种类，避免遗漏，客户有特殊要求的，更是需要特别说明。

3.生产车间对照工艺单，进行生产量及加工费的计算，由于车间是参照工艺单进行计算，好多内容仅是“纸上谈兵”，因此有条件的尽可能提供样衣，对于工艺单上或是客户特别指示的，要一并详细告知(最好是书面)生产部门，以便尽可能核算准确。

4.汇总资料，核算价格。由于核价员习惯于按照自己知道的资料进行核价，因此在客户有特殊要求的时候，一定要有明确指示并做相关提醒，如面料有特殊要求（有无水洗等），辅料比较奇特，印、绣花价格等。所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料或者是工艺单里，以便以后备查。

5.报价时如对某些辅料及印、绣花价格不明确的，报价时要注明所列辅料及印、绣花的价格，如百家好事订单经常会指定辅料厂，而唯嘉、欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测（客户指定辅料，跟单员一定要注意，如果跟单员没明确标注，跟单员要负主要责任；所有担当学会看核价单上的资料，一定要看清楚，把经手的资料要做到心中有数；有特殊要求的，一定要告诉核价员）。 我做单证做到心力交瘁

三、备样

一般来说，报完价后，如客户觉得价格接近或者是可以接受，会要求安排备样（原则上先谈价格，后打样；对新客户原则上不备样，备样要收样品费）。备样时主要注意（备样时关键在于保证交期及质量，因此我们经手的资料务必要准确，与客户要求一致，才能保证样品及时得到确认，避免重复返工）：

（一）样品

1.款式样：一般来说款试样主要是看做工的，可以用代替面料，但当有配色时，一定要搭配合适才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2.确认样：作为确认样，客户看重的是,颜色要对，辅料要齐，印绣花也要按照要求的去做，特别是代表大货面料一定要好。因为一般来说，确认样是给设计师看的，所以一定是好的和准确的，符合设计师口味的，此项工作非常重要.如果做得不好，可以说前功尽弃，一切都是白费。

3.产前样：一般来说是在大货面料出来以后，为了保证大货的准确性，,在裁剪前，做给客户看得样品，代表大货水平，也是客户对大伙的检验。为了生产的方便，要求产前样必须符合客户对大货的一切要求，避免出现生产损失,安排起来一定要快。对于HTP订单，大货下来后，再安排做大货产前样，待产前样确认后，进行大货生产。HTP订单不要求打印、绣花样。

4.广告样：广告样一般来说是在订单确定后，大货出货前，客户用来扩大宣传，增加销售量的样品，齐色齐码，外观效果要好，一定要起到门面作用（广告样必须提前安排，不能临近再下备样）。

5.齐色样：此项要求的客户比较少,可以灵活掌握。对于HTP的订单，客户要求在工艺单下达后，安排做销售样，而且对于不好找的辅料可用类似或接近的代替，样衣发走后，安排核价、报价，然后等客户确认意见。

6.水洗样：要保证成衣水洗尺寸，必须做好前提工作面料缩水率。

7.船样：大多数客户船样要并到大货里，如该并入大货收费的船样未并入大货，跟单员应负主要责任。

（二）色样

1.色样，制作要好看、及时，保存要完整，：自己必须留存一份，以免以后的生产过程中，对大货的颜色进行核对，问明客户是在自然光还是在灯光下对色，以便及时确认。

2.纱样。

3.布样，如麻灰：如客户指定麻灰色号时，可与客户沟通直接进行大货生产，如有客户布样，可找一些颜色比较相近的布样待客户确认。色样在涉及到麻灰或烟灰色时，最好是让客户指定华孚或金兰纱卡上的色号，便于采供部门购纱。

（三）印、绣花样

首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样，特别是绣花，绣花线一定要用正确颜色，如确有难度，可以与客户沟通，变通安排。印、绣花资料必须保证准确，如颜色搭配、花型等，要及时同客户沟通不明确的地方，争取缩短确认周期(印、绣花打确认样时间：原则上从业务员将印、绣花资料转交外协员后三日内应将确认样转业务员，外协员要注意打确认样布料的颜色一定要正确，确认样原则上要检验合格后才能出厂，对确认样跟单员也要进行检查，由跟单员将确认样寄给客户确认，客户确认后的确认样要及时转生产厂，并做好交接记录)。外协员要对以前及以后外加工的印、绣花价格等资料进行汇总，便于以后出现同类加工业务时方便查询。

（四）辅料

由于我们的辅料开发有一定局限性，因此安排辅料时一定要尽可能广。如同行、客户及其它部门，在此特别指出的是网络查询，重点是快！！光客户要求的辅料确有一定难度时，及时与客户协商处理意见。辅料管理员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总，便于以后出现同类辅料时方便查询。对于HTP的订单，辅料多而且杂，要特别注意染色问题，如梭织布，人字带等；还有一些辅料虽然好找，但达不到辅料厂的起订量，工厂不愿意做，本着客户一般确认销售样上的辅料的作风，因此，应在打样时，就考虑找一些好做、好找的辅料，减少大货生产不必要的麻烦。辅料总体要求为价格低及质量好，因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的，以后再遇到此类辅料时能有据可查。辅料打确认样时间：原则上从业务员将打辅料确认样的资料转交辅料管理员后三日内应将确认样寄给客户确认。 作赢必会的18步流程

四、合同的执行

在征得客户同意或签定合同并确认客户已执行合同后（如开L/C、、预付款等），以L/C结算的，要尽快催信用证，以预付款结算的，款要及时催，以结算的，风险较大，通常适用于老客户。下达生产通知单，生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确，并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令，并已开始执行。向生产厂要生产计划，监督生产指令在各环节中的进行，保证其顺畅。如有客户资料未到时，要及时与相关部门和客户进行沟通和调解，做出最合理的生产计划。

五、确认

在合同签定后，对于担当来说，确认工作是最重要的。在安排确认时，要掌握以下几条原则：

a) 首先排列生产计划，盘查确认点，首先要清点好辅料，核对好来料颜色是否一致，特别是对主、辅料的盘查，保证生产安期顺利开始。

b) 监督和督促生产计划，确认所有保证生产顺利进行的有关指示，书面或实物已交待到有关部门的责任人心中，并已得到认真执行。如正确的工艺单、样品、印绣花样、客户的最终确认意见或修改意见要及时传达，对生产中出现的各种问题进行监督、反馈，对于生产中出现的问题要及时和客户进行沟通和处理。

c) 核对所有来物，与客户确认意见相符一致。

d) 要注意客户的变更，如面料颜色、合同数量，如出现变更，要在第一时间内通知生产部门，减少不必要的损失。

六、合同的跟踪

在合同的执行过程中，要准时填报跟单表，及时给客户报告生产进度，并要及时汇总资料，整理订单，避免出现疏漏的地方，并及时与客户和生产部门沟通，对出现的意外情况要及时处理，如上报、与客户协商拖期、协调有关部门采取补救措施等。

在临近交期时，如生产过程中如有妨碍大货交期无法按合同顺利执行时，必须事先通知客户；当大货生产过程中，缝制、印花、绣花等出现妨碍生产顺利进行时，一定要及时通知客户（同时发样给客户）采取有关补救措施。

为了大货生产能够顺利进行，首先要及时去生产厂看每天的生产情况。对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时，除了沟通之外，还应有书面形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户，并提醒有可能影响交期，同时，要排查生产环节中还可能存在的问题，要及时汇总情况，尤其是辅料。

品管主管要会同品管员一起在大货交货前对产品进行检验，并出具验货报告单（对于发现的问题要提出整改建议和防范措施）；客户来我司验货时，品管主管或品管员要陪同客户一起验货，并做好记录。

七、出货

根据合同的规定及与客户协商的最后结果，及时安排出货（HTP的客户可能不止一个，他对于箱唛、条形码、包装袋会有不同要求，应当引起注意，并以书面形式下达给车间）。

1.出货时间、数量、入货时间，及时通知相关部门（根据入货通知时间及时安排发货，如不能保证交货，衣时同船运公司或客户协商处理）。

2.订舱、报关。

3.办理内部发货手续。

4.船样及相关事宜，船样一般在大货出货前一周给客户寄出。 部分单据遗失,如何处理?

八、发票的开具及货款回收

国际业务部单证员负责外销产品发票的开具，并负责填写开具的相关表格；国际业务部核算员负责内销产品发票的开具，由跟单员负责填写开具内销跟单员负责内销货款的回收，及时督促客户办理，加快我司的。对于外销产品货款的结算方面，信用证结算的，由跟单员督促客户及时为我司开具信用证，单证员负责对信用证的内容进行审核；方式结算的，要在发货后，及时督促客户付款，避免坏帐损失的发生。

九、报帐

对于我部门负责的采购及加工业务，要及时与生产厂进行对帐，在业务结束确认无误后，让对方开具符合我司要求的增值税专用发票，并按我司相关文件规定进行及时报帐。

对于费用方面的报帐：差旅费，出差归来后，要及时报帐，具体按公司文件执行；其他费用的报帐，力求在费用发生的当月进行报帐，避免费用跨月报帐，影响公司及部门的利润核算。

十、资料的整理与归档

本部门所有人员对于自己负责的所有资料要及时进行整理并归档，保持桌面清洁、资料摆放有序，分配到个人的档案橱要及时进行整理，保持资料的整体外观和实用性，不准乱放；对于公用部分的办公用品等，要及时进行整理，个人的资料、样品、样布等不准随意乱放，如发现随意乱放者，将对责任人进行处罚。

十一、产品的售后服务发票的相关表格。

五、印刷厂跟单文员是做什么的？

　　跟单文员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。因公司、单位性质不同，跟单文员有不同工作安排。 　　一、印刷厂跟单文员主要工作内容如下： 　　1、跟单员接听电话，并传达客户要求； 　　2、客户打电话下单，不明白的，要求对方传真或叫送货人员去厂家拿版； 　　3、客户下单是旧版，开生产工程单送至版房，如果是新版要问清楚工艺，报价才 　　开单做货。工单上要填写清楚，并注明所用材料和各种工艺要求； 　　4、送货员拿回的样板表达不清楚的，跟单员要打回电话给厂方，问清楚才开生产 　　工单； 　　5、每张工程单，要用夹板夹好，原版用样板袋装好跟工程单一起走； 　　6、跟单人员要认真核对，确认无误后签名拿到版房，自己不能肯定是否正确的，要问清楚或传真给客户确认； 　　7、跟单人员每天要跟踪订单进度，要做到随问随知，注意每批货的生产情况，做 　　到合理安排每道工序的先后次序，并填写生产进度表； 　　8、客户打电话催货要有明确、准确的回答，不能说得模棱两可，并把急单及时传达到相关部门，在预定货期里及时将货品送达； 　　9、客户打样件，按原版介好，用信封袋装好交给业务员或客户，并自己留下一套，用文件夹贴好，以备下单之用； 　　10、完工后的工程单、传真单、要分厂存放好，一个月整理一次，新产品留版分类存放好； 　　11、完工的产品，包装员根据生产工单的数量包装，跟单员点清数量，开送货单送货，并追回送货单； 　　12、每个月月终检查有无漏单或未签回单，并分类计算好交财务； 　　13、如有电话找某人，而当事人不在时，不能帮忙解决的问题时，要将对方的姓 　　名、厂名、电话、记录下来，以便当事人回来时复电； 　　14、完成领导交办其它的工作内容。 　　二、印刷厂跟单文员工作流程如下： 　　1、出口货物跟单（外贸业务跟进）了解基本外贸知识（谈判，报价，接单，签合同等）； 　　2、物料采购跟单（业务跟进）懂营销，懂产品（物料，性能，使用，保养）； 　　3、生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通； 　　4、货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识； 　　5、客户联络跟踪（客户接待）了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。 　　三、印刷厂跟单文员岗位要求如下： 　　1、大学以上学历，行政管理或相关工作经验者优先； 　　2、有较好的沟通表达能力及服务意识，具有2及以上行政助理的工作经验者优先； 　　3、工作有条理，细致、认真、有责任心，办事严谨； 　　4、熟练电脑操作及Office办公软件，具备基本的网络知识； 　　5、熟悉办公室行政管理知识及工作流程，熟悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力； 　　6、具备较强的文字撰写能力和较强的沟通协调以及语言表达能力。

六、跟单文员第一天上班做什么？

1. 跟单文员第一天上班需要进行一系列的准备工作。2. 首先，需要熟悉公司的业务流程和相关文件，了解公司的产品和服务。这是为了能够更好地理解和处理客户的订单和需求。3. 其次，需要与上级或导师进行沟通，了解工作职责和具体要求。这是为了确保能够清楚地知道自己在岗位上应该做什么，以及如何做好。4. 还需要熟悉公司的内部系统和软件工具，例如ERP系统、订单管理系统等。这是为了能够高效地处理订单和相关文件，提高工作效率。5. 此外，还需要与同事进行交流和合作，了解团队的工作方式和协作方式。这是为了能够更好地融入团队，共同完成工作任务。6. 最后，可以通过阅读相关资料和学习相关知识，进一步提升自己的专业能力和技能。这是为了能够更好地应对工作中的各种挑战和问题。跟单文员的工作主要是负责处理客户的订单和相关事务，需要具备良好的沟通能力、组织能力和解决问题的能力。在工作中，还需要保持高度的责任心和耐心，以确保订单的准确性和及时性。此外，跟单文员还需要与客户保持良好的关系，提供优质的服务，以提升客户满意度和公司形象。