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采购合同怎么整理归档?

272 2023-11-28 10:23 admin

一、采购合同怎么整理归档?

企业单位在业务档案管理工作中,可以将采购合同连同采购增值税专用发票一起作为记账凭证的附件,随同会计凭证一起归档,也可以将采购合同单独专夹保管,在年度终了后,随同其他业务资料进行装订,移送档案管理部门集中归档保管。

二、采购合同管理的益处?

规范采购流程、对采购活动形成监督、有利于单位采购行为的管理。

三、合同如何归档?

合同归档是指对于签订完成的合同进行保存和管理,以备后续的查阅和使用。一份合同的归档应当包括以下几个方面:

1. 合同内容:将合同的原件或复印件归档存放,确保合同内容完整、准确无误,并注意保密相关信息。

2. 归档时间:标注好合同的签订时间、归档时间等相关信息,以便日后查阅时能够快速定位。

3. 存放位置:将合同存放在安全可靠、易于管理和查找的地方,避免遗失、损毁或泄露。

4. 备份文件:为了避免因意外事故(如火灾、盗窃等)造成合同的不可恢复性损失,建议在适当的时候备份重要合同文件。

四、合同怎样归档?

合同归档管理应是归口到采购部门或财务部门,依据企业单位合同管理制度确定;合同如何归档,第一,按照合同序号或合同编号进行归档管理;

第二,可以按照合同月份进行归档管理;

第三,可以按照省份进行归档管理;

第四,可以按照供应商或经销商分别归档管理;合同归档必须采用档案袋归档定置存放,便于查找,提高查找合同效率。

五、采购合同管理要点有哪些?

采购合同管理的主要内容有采购合同的生成、类型、审批、履行与eSLA、框架合同管理、沟通与任务、付款、成本、续约等方面。8ManageSPM采购合同管理系统具备一站式的采购合同管理机制,帮助企业全方位地监管采购合同的每项执行与结果,最大限度地优化合同履行过程,提高交付质量和客户满意度。

六、采购合同管理制度?

1 采购员根据采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善;考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面,在现有供应商基础上不断寻求新的供应商,以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围,负责新增供应商的寻访、调查,并组织相关部门进行评估、审查。

2 按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作,并随时掌握合同履行情况,合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款,如需更改合同,在请示后,得到批准方可执行。

3 负责收集新材料的应用信息,做好市场分析,随时掌握国家相关产品的标准和政策变化,做好政策分析,为公司决策提供有价值信息; 对供应商进行询价、比价、议价,并上报相关信息(交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等);市场行情的调查、动态资讯收集、整理,及时上报,以便及时调整采购策略;依业务订单适时、适品、适量的采购,并跟催采购进度,确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库,协调销售、生产的有效进行。

4 订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递,确保供方满足我公司之需求。与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理,确保我司利益;加强与供应商的沟通与联络,确保货源充足,供货质量稳定,交货时间准确;做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德,做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识,提高业务工作能力的敬业精神;做好下属的管理工作。

七、合同归档管理制度与流程?

1、合同应交由企业档案管理部门进行归档,档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥,建议企业每个合同至少应留存两份原件,并分别放置两个地方独立留存。

2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总,共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息,这是远远不够的,登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。

3、合同归档之前进行扫描,留存合同电子版,做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时,查询电子版本即可。

4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总,方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等,为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。

5、建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同,请客户对本企业进行评价,以收集自身企业在合作过程中的不足,并进行对应的完善改进工作。

6、定期对合同进行汇总、整理,从不同的角度对合同进行分类、分析。如在艺人经纪公司中,可以按照艺人进行分类,这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况,给每一个艺人团队的发展提供数据支持;可以按照业务类型分类,这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出,给公司老板在日后平衡总体收支提供参考;还可以按照经纪业务来源分类,这样可以看出业务的来源是哪里,能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同,可以灵活的、多维度的进行汇总、分析,通过合同来反映企业的经营状况进而调整公司经营策略

八、购销合同如何归档?

购销合同,每个月分别装订成册,有财务统一保管。

1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

2、业务合同归档、保管、建立档案,由销售部管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。

3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。

九、采购员怎样管理合同?

采购员对合同的管理,主要是其负责采购物资的合同履行情况的监督管理,确保供货商按合同履行各项服务承诺,并及时按合同支付相应的款项。具体来讲分以下几个方面:

1、做好合同的整理分类。按按照采购物资的性质,对签订的合同进行分类整理,分区存放。有电子档案的,分建不同的文件夹。

2、建立合同履行监督卡。按类别,每一类型建立一种监督卡,有特殊事项的单独建立。将每份合同所有的需要监督的事项全部填写完毕。留待合同正式履行时监督供应商使用。具体格式如下:

3、建立付款台帐。管理各合同付款明细情况,重点记录,合同总价、每次付款金额、付款凭证编号、发票收到否、是否完成付款等情况.

4、合同履行期限管理。将所有合同履行时间进行登记汇总,做好到期前的合同收尾工作,有电子档案的,可以设置到期自动提醒。

5、合同变更登记薄。记录合同履行的变更情况和审批情况。表头如下:合同编号、变更时间、原合同内容、变更后内容、变更执行时间、变更审批报告编号、批准人

十、材料采购合同审计管理办法?

第一条 为了强化公司物资(设备)管理,规范物资(设备)采购行为,控制物资(设备)采购价格,降低采购成本,堵塞物资(设备)采购管理过程中的漏洞,维护公司的合法权益,特制订本办法。

第二条 本办法适用于公司所属各部门及项目部所需物资(包括材料、设备、施工机械、低值易耗品等各类物品)的采购管理。审计范围包括物资需用计划及采购计划的编制、审批、招标采购、委托加工、验证、付款等物资采购工作的全过程

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